Можно ли всё успеть за 24 часа и взять время под контроль

Автор: Владимир Марченко

1. Что такое тайм-менеджмент
2. Куда уходит время
3. Как успевать больше за 24 часа
4. Простые способы управления временем
5. Методы более детальной организации
6. Как правильно делегировать
7. Почему управление временем может не сработать

Что такое тайм-менеджмент

Управление временем — это осознанный учёт и контроль за временными затратами, израсходованными на совершение тех или иных действий, с повышением эффективности и продуктивности личности. Тайм-менеджмент учит рационально распоряжаться имеющимися часами и минутами, избавляет от «похитителей времени», помогает ценить каждое прожитое мгновение и иногда даже наполняет существование смыслом.

На первый взгляд тайм-менеджмент кажется противоестественным, ведь современный человек окружил себя изобретениями, значительно ускоряющими многие процессы. Автомобили, самолёты, мобильная связь, Интернет, доставка на дом — всё это должно было сэкономить время, но его нехватка по-прежнему ощущается очень остро. Дело в том, что параллельно выросла и скорость жизни, и потребления информации, и необходимость успевать быстрее других.

Куда уходит время

Иногда кажется, что часы участвуют в марафоне на опережение и неизменно выигрывают. Однако время течёт стабильно, а основная ошибка заключается в том, что мы нерационально им распоряжаемся. Например, наиболее популярными «чёрными дырами» времени являются:

• неправильное планирование;
• отсутствие самоорганизации;
• прокрастинация;
• отвлекающие факторы (соцсети, праздные разговоры, звонки);
• принятие слишком большого объёма обязанностей;
• неумение говорить «нет»;
• негативные мысли и поступки;
• отсутствие мотивации.

Как успевать больше за 24 часа

Основой управления временем является список на день. Именно он (желательно с указанием времени, отводимого на каждую задачу) позволяет более продуктивно спланировать свой распорядок.

Однако какими бы подробными не были списки, все мы ограничены 24 часами в сутках. В результате желающие успевать больше находят очевидное, но не совсем правильное решение. Они сокращают время отдыха и сна ради выполнения дел. Как следствие, такие люди засиживаются допоздна, засыпают далеко за полночь, но при этом рано встают и невыспавшиеся идут на работу. Там снова не успевают, опять сидят полночи и попадают в замкнутый круг вечного недосыпа, нарушения циркадных ритмов, опозданий и хронической усталости. При этом забывают, что сон очень важен для отдыха, восстановления, поддержаний функций мозга и других органов.

Хорошо, что по крайней мере какую-то часть дневных забот можно перенести на ночное время без вреда для общего состояния. Например, использовать приложение для укрепления ментального здоровья Hypnopedia. Его уникальность состоит в том, что оно воспроизводит короткие мотивирующие установки (аффирмации) в нужный момент сна пользователя. При этом не пробуждает его и не требует осмысленного восприятия. Записи усваиваются на уровне подсознания, а эффект сохраняется и после пробуждения.

Попробовать бесплатную версию можно здесь:

Таким образом, улучшение психофизиологических характеристик (продуктивности, мотивации и пр.) происходит в обычно никак не используемое время сна, занимающее до 30% жизни. Соответственно, днём пользователь может тратить свободное от ментальных практик время на другие занятия.

Простые способы управления временем

Проблема планирования и распоряжения временем не нова и решить её пытались ещё отцы-основатели США и более поздние политические лидеры. Например, политик и философ Бенджамин Франклин предлагал пирамидальную структуру управления временем. В основе должна лежать одна-две жизненные ценности (счастливая семья, богатство, карьера). Далее следует надстройка из четырёх «планов» — глобального (достижение промежуточных и важных чекпоинтов — поиск партнёра, первоначальное накопление капитала, трудоустройство в крупную компанию), долгосрочного (на 1, 3 или 5 лет), краткосрочного (на неделю, месяц или квартал), ежедневного планирования.

Для ежедневного планирования подходит матрица Эйзенхауэра. Все стоящие перед вами задачи можно поделить на четыре группы:

• срочные и важные;
• важные и не срочные;
• не важные и срочные;
• не важные и не срочные.

При удачном планировании большинство дел оказывается в графе «важные, но не срочные». Гораздо хуже, если человек обычно занят решением срочных и важных дел, это говорит об отсутствии планирования, регулярном стрессе и раздражительности. Не важные, но срочные дела можно отложить или даже вовсе отказаться от них. Не важные и не срочные дела вообще относятся либо к категории незапланированных, либо являются бесполезным времяпрепровождением или отдыхом.

Также наиболее простой и популярной среди начинающих считается «техника Pomodoro», разработанная Ф. Чирилло. Она позволяет сосредоточиться на выполнении конкретной задачи с максимальной эффективностью. Суть метода состоит в ударной работе в течение 25 минут, не отвлекаясь ни на что и максимально быстро и правильно выполняя её. Затем следует пятиминутный отдых, желательно с полным отвлечением от происходящего. После 3-4 таких циклов следует более продолжительный отдых (до 30 минут) и так до полного выполнения задания.

Методы более детальной организации

Также известны способы, позволяющее более детально распланировать время. Для сложных или непонятных задач рекомендуют «метод поедания слона». Он предлагает начать с простых и доступных шагов, способных вдохновить на решение. К примеру, глобальную задачу «сбросить лишний вес» следует начать с посещения врача, составления диеты, налаживания режима сна и отдыха, домашних тренировок, просмотра мотивирующих видео. Таким образом, вы словно «отъедаете» много маленьких кусочков от большого «животного» и постепенно «съедаете» его.

Консультант по продуктивности Айви Ли предлагает свой вариант тайм-менеджмента, особенно актуальный для тех, кто «прыгает» от задачи к задаче. Для начала нужно составить список из шести первоочередных дел на день. Затем расставить их по приоритетности — самые важные с утра, остальные перенести на вторую половину дня. Этот вариант оптимален, если ваша продуктивность высока в первой половине дня, то есть вы «жаворонок». Для «сов» продуктивнее перенести важные дела на время после пробуждения, ближе к обеду и далее до вечера. Далее начать с выполнения первой и основной задачи и ни в коем случае не переходить к другим до её выполнения. После завершения основной задачи пересмотреть список, возможно приоритеты поменяются или появятся новые связанные вопросы. Продолжить выполнение строго по списку.

Блиц-советы от Б. Трейси сводятся к простым правилам, следовать которым бывает не всегда легко. В частности, он считает, что тот, кто лучше остальных управляет своим временем, как правило, добивается большего.

1. Скорость и срочность — важные составляющие тайм-менеджмента. Привычка всё делать быстро, правильно и при любой возможности считается одной из важных для успеха.

2. Отказ от прокрастинации. Как известно, при прокрастинации возникает хроническое желание откладывать «на потом» все дела, даже самые важные. Подробнее о том, как справиться с ней, читайте в статье Откуда берётся прокрастинация и можно ли её одолеть без психолога.

3. Составляйте список дел на каждый день. По некоторым данным, ведение ежедневника повышает продуктивность на 25%.

4. Приведите рабочее место в порядок. Как рабочий стол, так и компьютер, за которым вы работаете, должны содержаться в чистоте. На столе не должно быть лишних и отвлекающих предметов, а в компьютере файлы следует рассортировать по папкам.

5. Делегируйте. Если вы объективно не успеваете что-то сделать, это означает, что вам нужно передать часть полномочий и функций другим сотрудникам/членам семьи.

Как правильно делегировать

Перекладывать полномочия следует по правилам. От этого будет зависеть эффективность итогов работы. Приведём основные принципы делегирования полномочий.

• Поручаемое дело должно соответствовать уровню исполнителя. Обычно если человек в состоянии выполнить как минимум 70% порученного, он, скорее всего, справится даже если задание будет с элементами новизны.
• Перекладывайте полномочия постепенно, чтобы развить у подчинённого уверенность в себе. При необходимости снимайте какие-то задачи, если он не справляется.
• Делегируйте задание полностью, а не частями или отдельными поручениями. Это вырабатывает чувство ответственности за результат.
• Приветствуйте критику и обсуждение, предложение своих вариантов. Так сотрудник сможет почувствовать свою значимость не просто в качестве исполнителя, но полноправного участника жизни компании.
• Дайте возможность исполнителю спокойно выполнить «миссию». Не меняйте, не передавайте задачу кому-либо другому и не оценивайте промежуточный результат.

Почему управление временем может не сработать

Тайм-менеджмент не следует рассматривать как волшебную пилюлю, способную резко и гарантированно повысить качество жизни. Скорее он является одной из составляющих в достижении новых вершин и позитивных перемен, а вовсе не основным паттерном. Именно этим объясняется разочарование, настигающее порой тех, кто прочёл пару небольших книг и прослушал лекцию об управлении временем и рассчитывает на быстрый результат.

Иногда достичь заметных результатов мешают завышенные ожидания, разные подходы в управлении временем для вольных художников и наёмных работников, а у представителей многих профессий рабочий график и вовсе ненормирован или зависит от внезапных внешних событий (врачи, сотрудники службы спасения, журналисты-новостники и пр.).

Кроме того, тайм-менеджмент не является панацеей от форс-мажоров или безответственности иных лиц (партнёров, начальства). По сути, его можно сравнить с наполнением «чемодана» (отведённого в сутках времени). Кто-то кладёт туда и майку, и куртку, и кроссовки, и зимнюю шапку (всё вперемежку, то есть пытается быть готовым ко всему и всё успевать). А кто-то заполняет время-«чемодан» только необходимым — деловым костюмом, галстуком, туфлями, рубашкой и запонками).

Таким образом, управление временем — это часть постоянного процесса самосовершенствования. Оно позволяет сосредоточиться на наиболее важных задачах, распределять силы и делать это без ущерба для здоровья. Планирование временем часто включает в себя занятия спортом, правильное питание, соблюдение режима сна и отдыха и при регулярном и длительном использовании приводит к более высокому качеству жизни.